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Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment Helia 3D (ci-après « Helia ») collecte, utilise et protège les données à caractère personnel des personnes avec lesquelles elle est en relation : visiteurs du site, prospects, clients, contacts au sein des entreprises clientes. Elle complète les mentions légales et les conditions générales de vente remises avec chaque devis.

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est Helia 3D, SAS immatriculée au RCS de Paris (SIREN 108 859 562), dont le siège est au 30 boulevard de Sébastopol, 75004 Paris. Pour toute question ou pour exercer vos droits : contact@helia-3d.fr.

2. Traitements, données et bases légales

Helia met en œuvre les traitements suivants :

a. Demande de contact et d'audit

Données : nom, email professionnel, téléphone, entreprise, fonction, nombre de sites, secteur, message. Finalité : répondre à votre demande et, le cas échéant, entrer en relation commerciale. Base légale : votre consentement (case à cocher avant l'envoi du formulaire).

b. Prospection commerciale auprès de professionnels

Données : coordonnées professionnelles (raison sociale, adresse, téléphone, email, nom et fonction des interlocuteurs), y compris lorsqu'elles sont issues de sources accessibles au public (par exemple les bases de données ouvertes de l'État et les registres officiels). Finalité : proposer nos prestations de lutte anti-nuisibles à des entreprises dont l'activité correspond à notre offre. Base légale : l'intérêt légitime de Helia à développer son activité (article 6.1.f du RGPD), mis en balance avec vos droits et exercé dans le respect de votre droit d'opposition, rappelé dans chacun de nos messages. Lorsque les données proviennent d'une source tierce, vous en êtes informé au plus tard lors de notre première communication (article 14 du RGPD).

c. Gestion des clients, des interventions et de la traçabilité

Données : coordonnées de l'entreprise cliente et de ses contacts, sites, interventions réalisées, constats, produits biocides appliqués, rapports, attestations. Finalités : exécuter le contrat, assurer le suivi et la traçabilité réglementaire des interventions. Bases légales : l'exécution du contrat et le respect de nos obligations légales (traçabilité biocide, obligations comptables).

d. Portail client, devis, signature et mandat de prélèvement en ligne

Données : identité et coordonnées du signataire, données de connexion, preuve de signature (date, adresse IP, navigateur, empreinte du document), et, lorsque le prélèvement est mis en place, les coordonnées bancaires (IBAN), conservées chiffrées. Finalité : permettre la signature électronique des devis et la mise en place du prélèvement. Base légale : l'exécution du contrat, et nos obligations légales pour la conservation des preuves.

e. Suivi des échanges professionnels

Pour assurer le suivi de la relation, les emails échangés entre notre équipe et nos interlocuteurs professionnels peuvent être rapprochés, dans notre outil interne, de la fiche de l'entreprise concernée. Base légale : l'intérêt légitime au suivi de la relation. Les échanges strictement personnels et les tiers en copie n'ont pas vocation à y figurer.

3. Durées de conservation

  • Données de prospection non transformées : 3 ans à compter du dernier contact.
  • Données des clients : 5 ans après la fin de la relation contractuelle, au titre des obligations comptables et commerciales.
  • Documents de traçabilité biocide (rapports, interventions) : conservés 5 ans, conformément à la réglementation du métier.
  • Preuves de signature et mandats de prélèvement : conservés le temps requis pour faire valoir nos droits et répondre aux obligations légales (jusqu'à 13 mois après le dernier prélèvement pour un mandat, et la durée de prescription pour un contrat signé).
  • Statistiques de fréquentation du site (anonymes, sans cookie) : 25 mois au plus.

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont traitées par notre équipe et par les prestataires nécessaires au fonctionnement du service, qui agissent sur nos instructions :

  • Scaleway : hébergement de l'application et des données, en France.
  • Vercel : hébergement du site et du back-office.
  • Resend et Brevo : acheminement des emails.
  • Google : agenda et messagerie professionnelle.
  • Qonto : facturation et encaissements.
  • Anthropic : assistance documentaire sur les produits.
  • Upstash : limitation anti-abus du formulaire de contact.

Certains de ces prestataires sont établis ou opèrent hors de l'Union européenne (notamment aux États-Unis). Les transferts correspondants sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types ou mécanismes d'adéquation). Aucune donnée n'est cédée, louée ni vendue à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

5. Sécurité

Helia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges, contrôle des accès, authentification, journalisation, chiffrement des coordonnées bancaires au repos, et sauvegardes. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous prenons les mesures requises et procédons, le cas échéant, aux notifications prévues par la loi.

6. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez à tout moment vous opposer à la prospection. Pour exercer ces droits, écrivez à contact@helia-3d.fr ; une preuve d'identité pourra être demandée. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL.

7. Cookies et mesure d'audience

Le site n'utilise pas de cookies publicitaires ni de mesure d'audience tierce. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et des espaces connectés (portail, back-office) peuvent être déposés.

Mesure d'audience. Pour savoir quelles pages sont consultées et améliorer le site, Helia mesure sa fréquentation avec son propre outil, hébergé en France, sans cookie et sans rien lire ni écrire sur votre appareil. Sont recueillis, pour chaque page vue ou clic sur un lien ou un bouton : la page, le nom de domaine du site de provenance (jamais l'adresse complète), les paramètres de campagne éventuels, le type d'appareil (déduit de la largeur de l'écran) et le libellé du lien ou bouton cliqué. Aucune adresse IP n'est conservée : pour compter une visite une seule fois dans la journée, une empreinte est calculée avec une clé tirée au hasard chaque jour puis détruite, ce qui rend impossible tout suivi d'un jour à l'autre. Les visites de l'équipe Helia et des robots sont écartées. Ces données, qui ne servent qu'à produire des statistiques anonymes pour Helia et ne sont transmises à personne, sont conservées 25 mois au plus. Cette mesure, strictement limitée à la fréquentation du site, ne nécessite pas votre consentement (lignes directrices de la CNIL sur les traceurs).

Dernière mise à jour : à compléter à la publication.